Mit Desk Sharing die Zusammenarbeit im Team fördern

 

Worauf muss die Unternehmensführung achten, wenn Sie Desk Sharing einführen will?

Franziska Grellert:

Wichtig ist, dass das keine Entscheidung ist, die man mal eben schnell trifft und los geht es. Reduziert man nur die Anzahl der Schreibtische bzw. die Bürofläche, wird das ganze sicher nicht zum Erfolgsmodell. Desk Sharing kann viele Vorteile haben. Diese können sich aber nur entfalten, wenn das Projekt gut geplant und umgesetzt wird, sonst schlägt es leicht ins Gegenteil um. Hier trifft also der Spruch zu „Gut geplant ist halb gewonnen“. Es geht damit los, dass ein Projektteam zusammengestellt werden sollte mit allen relevanten Personen aus dem Betrieb. Auch sollte zu Beginn klar sein, dass möglichst alle Beschäftigten und auch Führungskräfte am Desk Sharing teilnehmen, um keine Zweiklassengesellschaft zu fördern. Wenn es Ausnahmen gibt, sollten diese gut begründet werden. 

Generell ist es wichtig, die Pläne frühzeitig an die Beschäftigten zu kommunizieren, diese einzubinden und eine gute Change-Begleitung umzusetzen. Sonst kann die Akzeptanz stark leiden, denn für einige Beschäftigte ist der Wegfall des eigenen Arbeitsplatzes eine einschneidende Veränderung. Insgesamt kann es sinnvoll sein, mit einer Pilot-Abteilung zu starten und die Erfahrungen dann für die restlichen Abteilungen zu nutzen.

 

Was sind häufige Fallstricke bei der Planung?

Franziska Grellert:

Manchmal wird einfach eine pauschale Quote festlegt, obwohl es wichtig ist, dass jedes Unternehmen individuell berechnet, wie viele Arbeitsplätze benötigt werden. Die Anzahl hängt von mehreren Faktoren ab, wie beispielsweise von der Zahl von verpflichtenden Präsenz-Tagen pro Woche, den aktuellen Anwesenheitszahlen und dem Anteil von Außendiensttätigkeiten. 

Ein ganz zentraler Punkt ist auch, die Reservierung von Arbeitsplätzen zu ermöglichen. Am besten mit einem leicht zu bedienenden Buchungssystem. Gibt es dieses nicht, steigt schon am Morgen bei vielen der Stresspegel, einen geeigneten Arbeitsplatz zu finden. 

Die Räumlichkeiten sind ein weiterer relevanter Faktor. Es muss im Vorfeld überlegt werden, ob die aktuellen Büroflächen eins zu eins für Desk Sharing genutzt werden sollen oder ob es einer neuen Raumplanung bedarf, zum Beispiel mit Austausch- und Ruhezonen. 

 

Warum sind diese wichtig?

Franziska Grellert:

Rückzugsmöglichkeiten sind oft unerlässlich für konzentriertes Arbeiten, Telefonate und Videokonferenzen. Gibt es offene Büroflächen, sollten diese nicht zu groß sein, um Lärmbelastung und Ablenkung vorzubeugen. 

 

Welche Faktoren der psychischen Belastung spielen bei den Beschäftigten eine besonders große Rolle, wenn sie im Desk-Sharing-Modell arbeiten? 

Franziska Grellert:

Wir haben in unserer Befragung vier Gestaltungsbereiche der psychischen Belastung untersucht: die Arbeitsorganisation bzw. Organisation von Desk Sharing, die Arbeitsumgebungsbedingen, die Arbeitsmittel und die sozialen Beziehungen. 
Im Bereich der Arbeitsorganisation sind besonders die bereits angesprochenen Möglichkeiten zur Beteiligung der Beschäftigten bei der Einführung und Ausgestaltung von Desk Sharing sowie ein einfach und schnell zu bedienendes Reservierungssystem hervorzuheben.

Bei der Arbeitsumgebung spielen Sauberkeit und Hygiene an den Arbeitsplätzen eine zentrale Rolle. Eine regelmäßige professionelle Reinigung ist hier notwendig. Außerdem ist die Lautstärke ein wichtiger Faktor, der besonders in Großraumbüros und Open-Space-Konzepten kritisch werden kann.

In Bezug auf die Arbeitsmittel ist eine ergonomische Ausstattung der Arbeitsplätze besonders wichtig. Unsere Befragung hat gezeigt, dass etwa 80 Prozent bereits einen höhenverstellbaren Tisch, verstellbaren Bürostuhl und separaten Monitor haben. Hier sei die Wichtigkeit einer regelmäßigen Unterweisung zur richtigen Einstellung der Arbeitsmittel erwähnt. Auch passende und genügend große Aufbewahrungsmöglichkeiten für Arbeitsmittel und private Gegenstände sind relevant. Und je schneller und einfacher der Arbeitsplatz startklar gemacht werden kann, desto größer die Zufriedenheit.

Mit Blick auf die Sozialen Beziehungen erleichtert Desk Sharing im besten Fall die Zusammenarbeit im Team und fördert auch die teamübergreifende Vernetzung. Dieses Potential wird allerdings aktuell noch nicht voll ausgeschöpft, wie die Befragungsergebnisse zeigen. Außerdem ist hier noch die Unterstützung durch die eigene Führungskraft ein wichtiger Punkt.

 

Worin bestehen die Vorteile von Desk Sharing für die Beschäftigten?

Franziska Grellert:

Grundlegend kommt es immer darauf an, wie die einzelnen Faktoren gestaltet sind. Entsprechend können sie sich positiv oder negativ auf die Zufriedenheit, Gesundheit und Leistung der Beschäftigten auswirken. Ist Desk Sharing gut durchdacht und geplant, kann es zu einer größeren Flexibilität für die Beschäftigten führen.

Ein Beispiel: Gibt es unterschiedlich gestaltete Arbeitsräume, können die Beschäftigten entsprechend der anstehenden Aufgabe einen passenden Arbeitsplatz wählen. Es kann auch zu mehr Abwechslung im Arbeitsalltag führen, immer mal wieder an anderen Plätzen zu sitzen.  Der teamübergreifende Austausch und die Vernetzung mit neuen Kolleginnen und Kollegen können durch Desk Sharing gefördert werden.

 

Leidet denn nicht die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams, wenn alle Mitglieder im Gebäude verstreut sind?

Franziska Grellert:

Tatsächlich beklagten in der Befragung einige Beschäftigte die fehlende Nähe zum Team und dass Austausch und Zusammenarbeit durch Desk Sharing leiden. Diese Gefahr besteht besonders dann, wenn es keine definierten Teamzonen gibt und sich Beschäftigte im kompletten Bürogebäude einbuchen können. Die Zusammenarbeit im eigenen Team kann durch Desk Sharing aber auch erleichtert werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass man sich schnell und flexibel mit den entsprechenden Teammitgliedern an geeigneten Arbeitsplätzen zusammensetzen kann. 

 

Was können Führungskräfte tun, damit die Zusammenarbeit im Team noch besser gelingt?

Franziska Grellert:

Eine wichtige Führungsaufgabe ist es, das eigene Team zusammenzuhalten. Regelmäßige Meetings, die im Büro stattfinden, fördern den Zusammenhalt und das Wir-Gefühl. Bei der Einführung von Desk Sharing können die Führungskräfte auch den Austausch im Team darüber anregen, wie man untereinander gut in Kontakt bleiben und sich auf den Büroflächen finden kann.
Natürlich sollten Führungskräfte auch immer selbst Vorbild sein und sich an die Nutzungsregeln, zum Beispiel bezüglich Ordnung, Sauberkeit und Lautstärke halten und dazu auch regelmäßig mit dem Team ins Gespräch kommen. Gegenseitige Rücksicht und Disziplin fördern ein kollegiales Miteinander.