BGM HPA Pandemiemanagement

Wie hat HPA seine rund 1.800 Mitarbeitenden mit den Informationen zu Schutzvorschriften, Hygienemaßnahmen, Impfungen etc. erreicht? Wie stellte das Unternehmen sicher, dass die Botschaften in allen über den gesamten Hafen verteilten Betriebsstätten umgesetzt wurden? Sicher & gesund im Norden fragte bei Martin Tenkleve, Head of Health Department und Leiter des Pandemiekrisenstabes bei HPA nach.

1. Wie hat sich Hamburg Port Authority (HPA) für das Pandemiemanagement aufgestellt?

Mit Beginn der Pandemie haben wir im März 2020 einen Krisenstab eingerichtet, der regelmäßig tagt und mit relevanten Funktionsträgern der HPA-Organisation besetzt ist. Die Geschäftsführung der HPA ist Teil des Stabes und wir können sehr zügig und zeitnah die wichtigen Pandemiemaßnahmen für die HPA treffen. Bewährt hat sich auch von Anfang an die Teilnahme des Personalrates, so können wir auch die in der Mitbestimmung zu regelnden Belange der Beschäftigten von vornherein berücksichtigen.

Es gibt ein Team, das die Kontaktverfolgung von Infektionen und Verdachtspersonen unmittelbar nach Bekanntwerden aufnimmt und für umgehende Isolierungsmaßnahmen im Unternehmen sorgt. Nach der ersten Infektionswelle innerhalb der HPA konnten wir die Weitergabe von Corona-Infektionen innerhalb des Unternehmens wirksam unterbinden.

Wichtiges Element des Pandemiemanagements ist die regelmäßige und zügige Kommunikation mit den Führungskräften und mit allen Beschäftigten. Bei allen Unsicherheiten und Unwägbarkeiten in der Pandemie hat sich gezeigt, dass die regelmäßige Kommunikation – anfangs jeden Tag – Sicherheit für die Beschäftigten ausstrahlt und wir unmittelbar wertvolle Rückmeldungen für die Pandemiearbeit erhalten.

Außerdem haben wir eine Arbeitsgruppe eingerichtet, die einen Versuch für „Mobiles Arbeiten“ begleitet und ausgewertet hat. Die Erfahrungen aus der Phase sind sehr aufschlussreich und ermöglichen uns, eine zukunftsfähige und attraktive Arbeitsform mit einer Kombination aus Präsenz und mobilem Arbeiten zu entwickeln.

2. Welche Rolle spielte das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) beim Pandemiemanagement?

Das BGM war schon vor dem ersten Coronafall in Deutschland in das Thema eingestiegen und konnte dann zusammen mit dem Katastrophenschutz innerhalb kürzester Zeit einen Krisenstab mit einer Anlaufstelle für alle Beschäftigten zusammenstellen. Die eigentliche BGM-Arbeit haben wir dann eine Zeitlang reduziert und uns schwerpunktmäßig auf Coronathemen für das ganze Unternehmen konzentriert. Von den Beschäftigten wird Corona und BGM dadurch im Zusammenhang wahrgenommen.

3. Hatten Sie die volle Rückendeckung Ihrer Führungsebene?

Ja, von Beginn an hat die Geschäftsführung die Corona-Arbeit gefördert und unterstützt. Sie arbeitet bis heute unbürokratisch mit dem BGM zusammen und hat uns weitreichende Handlungskompetenzen übertragen.

4. Wie haben Sie die Beschäftigten, besonders diejenigen an den Außenstandorten, erreicht? Was hat am besten funktioniert?

Alle Beschäftigten mit Zugang zum IT-Netz wurden regelmäßig und anlassbezogen informiert – zeitweilig täglich, inzwischen wöchentlich. Dazu werden alle verfügbaren Medien genutzt: E-Mail, Newsletter, Ansprachen der Geschäftsführung per Video, digitale Sprechstunden, Plakatierung auf Flurtüren und in Aufzügen. Für die Beschäftigten ohne PC-Arbeitsplatz hatten zum einen deren Führungskräfte die Aufgabe der Informationsweitergabe.

Außerdem haben wir eine Telefonnummer bekannt gegeben und einzelne Sprechstunden abgehalten. Für die Außenstandorte wurden auch Plakate und Handzettel erstellt und verteilt. Zwischendurch gab es dann noch eine für alle verpflichtende Unterweisung zu den Infektionsschutzmaßnahmen, welche die Führungskräfte mit ihren Mitarbeitenden in Präsenz oder als Videokonferenz durchgeführt haben.

5. Hat sich die Arbeit bei HPA durch die Pandemie dauerhaft verändert? In welchen Bereichen und wie? Wie nehmen die Beschäftigten die Veränderungen auf?

Ja, sehr deutlich. In den Bereichen, wo in Präsenz gearbeitet werden muss – z. B. Handwerk, Fahrdienste, Anlagenbetrieb etc. – arbeiten die Beschäftigten häufig in getrennten Gruppen, achten auf Kontaktvermeidung, Abstände und Hygiene.

Bei den Büroarbeitsplätzen wurde zeitweilig überwiegend von zu Hause gearbeitet, manche Teams habe sich über Wochen nicht gesehen. Inzwischen gibt es wieder etwas mehr Präsenz, aber das Zusammenarbeiten in digitaler Form ist allgegenwärtig und funktioniert viel besser, als wir erwartet hatten. Insofern sehen wir das auch als eine auf Dauer nützliche Arbeitsform, welche beibehalten werden soll. Gleichwohl gibt es Tätigkeiten, die beim digitalen Arbeiten nicht gut funktionieren, deswegen halten wir einen Anteil von Arbeiten in Präsenzform auch für Büroarbeitsplätze als unersetzlich.

6. Was ist in Ihrem Unternehmen jetzt, im Herbst 2021, beim Infektionsschutz vordringlich?

Die Infektionszahlen schwanken ja über den Gesamtverlauf deutlich und die von den Behörden erlassenen Vorgaben wechseln häufig. Wir haben für unser Unternehmen sehr konsequent auf den Infektionsschutz geachtet und unser Maßnahmenkonzept in längeren Abständen angepasst. Derzeit entwickeln wir ein Konzept mit einer ausgewogenen Kombination von Präsenz und mobilem Arbeiten auch für Büroarbeitsplätze. Das höhere Ansteckungsrisiko durch mehr Anwesenheit wird unseres Erachtens durch die Zunahme geimpfter Personen deutlich gesenkt. Und auch in den Bereichen, wo ohnehin nur in Präsenz gearbeitet werden kann, haben unsere Beschäftigten gut gelernt, wie sie Ansteckungsrisiken vermeiden können.

Im Juni, Juli und August 2021 haben wir eine Impfkampagne für Beschäftigte und Angehörige durchgeführt, die sehr gut angenommen wurde. Weiterhin werden wir das regelmäßige Testen anbieten – auch dezentral an verschiedenen Standorten – und wir werden weiterhin regelmäßig Neuigkeiten und Maßnahmen an Führungskräfte und Beschäftigte kommunizieren. 

7. Welches Fazit ziehen Sie?

Wenn es denn noch einer Begründung für die Notwendigkeit von Gesundheitsmanagement in Unternehmen bedurft haben sollte, dann hat die Corona-Pandemie das eindrucksvoll geliefert!

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