Erfolgreiches Desksharing
Nicht ohne Plan
Wie lässt sich Desksharing am besten umsetzen? Umsichtiges Planen erspart Pannen und sichert den Erfolg beim Umgestalten der Bürostruktur: weg von festen Büroplätzen hin zu geteilten Schreibtischen. Der Weg zum Erfolgsmodell erfordert einen praktikablen Fahrplan von der Planung bis zur Durchführung, mit dem so manche Fallstricke umschifft werden müssen.
Rolle der Beschäftigtenbeteiligung
Damit das gelingt, ist die Beteiligung der Belegschaft von Anfang an Teil des Prozesses. Nur so können die Vorteile von Desksharing ausgeschöpft werden – darunter die ökonomische Auslastung von Räumlichkeiten und Technik sowie ein sinnvolles Nutzen-Kosten-Verhältnis, aber auch mehr Abwechslung im Arbeitsalltag und bereichsübergreifende Austauschmöglichkeiten Beschäftigter untereinander.
Vorteile ausschöpfen, Nachteile reduzieren
Alles hat Licht- und Schattenseiten – so auch Desksharing. Immer wieder neue Räumlichkeiten ohne den vertrauten Schreibtisch?
Das kann Stress und Unsicherheit verursachen sowie Zusammenarbeit beeinträchtigen. Feste Regeln für das Nutzen geteilter Arbeitsplätze oder auch regelmäßige Termine und Bereiche für ein Zusammentreffen der Teams sorgen für Sicherheit, notwendigen Austausch sowie für Zusammenhalt und Teamgeist.
Für wen soll Schreibtisch-Hopping gelten? Wer genießt „Extrawürste“? Sorgfältig zu prüfende Gründe sind für jeden Beschäftigten transparent zu kommunizieren.
Während beim Teilen eines Arbeitsplatzes innerhalb eines begrenzten Personenkreises – etwa eines Zweier- oder Dreierteams – individuelle Absprachen zur stundenweisen, täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Nutzung möglich sind, ist das im größeren personellen Rahmen schwierig. Nützlich sind hier Buchungssysteme, die allen Beteiligten den Überblick über jeweils freie Arbeitsplätze ermöglichen.
Variables Mobiliar
Gibt es je nach Steh- oder Sitzhöhe verstellbare Bürotische und -stühle? Im Sinne der Gesundheit und Sicherheit aller Beschäftigten müssen solche Fragen mit der Umstellung auf Desksharing, somit einer gemeinschaftlichen Nutzung von Mobiliar und Arbeitsmitteln, geklärt und Teams eingewiesen werden.
Hygienestandards
Mit wechselnder personeller Nutzung der Räumlichkeiten und Arbeitsmittel stellt sich auch die Frage nach Hygienestandards. Klare Vorgaben zur Ordnung und Sauberkeit sind unentbehrlich. Ebenso ist der Umgang mit privaten Sachen zu regeln. Regalfach oder persönlicher Schreibtisch-Container?
Das flexible Office-Konzept in kleinem Rahmen mit zwei oder drei Beschäftigten, die sich ein Büro im Wechsel teilen, mag dafür geeignet sein. Schwieriger wird es, wenn eine größere Belegschaft am Desksharing beteiligt ist.
Datenschutz
Eine weitere wichtige Frage: Wie steht es mit dem Schutz betriebsinterner Daten? Digitale Informationen müssen – etwa durch Sicherungsprogramme – geschützt sein, damit sie nicht für andere zugänglich sind. Schriftliche Unterlagen dürfen nicht für andere zugänglich sein.
Testphase vor der Einführung
Soll der Einführung von Desksharing erst einmal eine Testphase vorgeschaltet sein, um Erfahrungen zu sammeln? Für welche Bereiche und mit wem soll es den Probelauf geben? Themen, die abzuwägen sind, jedoch zum Gelingen des Projektes der Einführung der mobilen Büronutzung beitragen können.
Publikationen zum Weiterlesen:
- Eine Vielzahl konkreter Gestaltungsempfehlungen, um Desksharing einzuführen und umzusetzen, hat das Institut für Arbeit und Gesundheit (IAG) der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung zusammengetragen – inklusive Check-up-Listen. Zu finden unter https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/4919
- Zusätzliche Infos bietet auch die Website der UK Nord
Adrienne Kömmler, freie Journalistin
Gestaltungsempfehlungen und Check-up-Listen der DGUV
Mehr Infos zu erfolgreichem Desksharing
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